Het nieuwe jaar is begonnen, goede voornemens zijn gemaakt en we durven te wedden dat veel managers zich hebben voorgenomen om met de werkdruk aan de slag te gaan, een probleem wat al lang speelt en steeds erger wordt.
EXIN geeft je graag enkele tips om de werkdruk te helpen beheersen.
Want die werkdruk is reëel. Dag in, dag uit, uur na uur, sprinten? Dat is niet vol te houden. Een moedig man liep enkele jaren geleden 100 marathons in 100 dagen. Ik zou het niet één keer kunnen, laat staan 100 keer. Maar het is niet logisch dat we dit van iedereen verwachten, toch? Toch is dat wel wat vaak verwacht wordt van onze zorgmedewerkers: uur na uur, dag in dag uit, gedurende een hele carrière een topprestatie leveren. Iedereen die regelmatig een dag mee mag lopen op afdelingen begrijpt dat er veel van deze mensen verwacht wordt: oog hebben voor de procedures, oor hebben voor de patiënt en de specialist, werken aan productiviteit, service en kwaliteit. De lat ligt hoog en wordt telkens hoger gelegd, onder druk van steeds lagere kosten. Het is dan ook niet onbegrijpelijk dat zij aangeven dat hun werkdruk onhoudbaar wordt.
De zorg wordt geleverd in OK’s, verpleegafdelingen, laboratoria, catering,… Het is boeiend om daar eens te gaan kijken. Met EXIN starten we onze opdrachten steeds met enkele dagen meelopen met medewerkers. Waar nodig en zinvol doen we dat ook ’s avonds, ’s nachts en in het weekend. Enkel zo kunnen we een goed beeld krijgen van de gang van zaken. Hierdoor begrijpen we de behoeften van de medewerkers, maar toch zien we ook (haast altijd) ruimte voor verbetering.
In verschillende afdelingen hebben we meegewerkt aan prestatieverbeteringen: CSA, laboratorium, radiologie, verpleging, OK, verkoever, poli, SEH, apotheek,… Daarbij streven we steeds naar een balans tussen werk en capaciteit, waarbij ruimte blijft voor de menselijke maat en individuele verschillen.
Uit al deze projecten hebben we een aantal zaken meegenomen die helpen bij het beheersen van de werkdruk. Hieronder bespreken we 5 van deze zaken die het management kan toepassen om de werkdruk te beheersen:
1. Ken je werklast
Hoeveel uren heb je nodig om het dagelijkse werk te verrichten, volgens de geldende procedures, bij een normaal werktempo? Het uitvoeren van een werklastmeting, waarbij je alle activiteiten in elk proces vastlegt, objectiveert de inspanning die geleverd moet worden en biedt de input voor het rooster én de eisen die aan medewerkers worden gesteld. Het vraagt wel wat werk, maar daarna heb je echt een goed beeld van de hoeveelheid uren die je nodig hebt om al het werk gedaan te krijgen. Let op, dit is niet hetzelfde als medewerkers aan een werkplek toewijzen gedurende een dienst, maar betreft het detail van alle activiteiten. Houd daarbij rekening met een realistische productiviteit van 80-85%, zodat er ook wat “lucht” in de organisatie blijft. Tip: als je volumes erg schommelen en niet te voorspellen zijn, ga dan uit van een hoog volume om je werklast te bepalen. Op deze drukke dagen moet het werk immers ook gebeuren!
2. Rooster naar behoefte van het proces, met oog voor de medewerker
De werklast kan je vervolgens vertalen naar de dagelijkse behoefte van je proces. Het is logisch dat je op sommige dagen meer uren moet inroosteren dan op andere omdat het proces dat vraagt. Een wisselend aantal patiënten en hun zorgzwaarte, alsmede overige taken vereisen wisselende inzet. Zorg dan ook dat je voldoende uren hebt om het werk rond te krijgen. Als je meer uren ter beschikking hebt, zorg dan dat je deze goed inzet door het toewijzen van onderhoudstaken, diverse klussen, opleiding, etc. en zet deze niet in het proces indien ze niet nodig zijn. Of vraag medewerkers om wat van hun overuren op te nemen als de dag rustiger blijkt dan voorzien.
3. Verminder de verspilling
Te vaak nog zien we organisaties die veel tijd kwijt zijn aan onzinnige activiteiten of het werk onhandig hebben georganiseerd. Ondertussen is het lean-gedachtengoed al aardig bekend en raakt het verschil tussen waarde en verspilling steeds meer ingeburgerd. Het elimineren van de verspilling geeft een organisatie ruimte en vermindert de werkdruk. Ook in 2019 realiseerden we zo nog 15% verbetering in de zorg.
4. Bespreek dagelijks de prestaties
Werkdruk hangt niet alleen af van de hoeveelheid werk, maar ook van de beleving. Daarbij zijn we als mensen vooral mondig als iets niet goed gaat. Het is terecht en goed dat problemen uitgesproken worden, maar dan blijft het goede vaak op de achtergrond. Objectiveer met concrete parameters op dagelijkse basis hoe de dag is verlopen én benoem hoe de dag is beleefd. Een dashboard voor de afdeling biedt daarbij veel houvast. Benoem de knelpunten en verbeterideeën en werk deze uit via een verbeterbord.
5. Geef positieve feedback
Je leest het goed, “geef positieve feedback”. We zijn over het algemeen erg sterk in het benoemen van wat niet goed ging, maar hoe vaak geven we een bedankje of een compliment? Het creëren van een cultuur waar het goede erkend wordt en deze erkenning uitgesproken wordt maakt een organisatie weerbaarder.
Misschien doe je al een aantal van deze zaken, misschien doe je ze al allemaal. Zoals met veel zaken is het echter goed om weer even de tijd te nemen en te bedenken wat in elk van deze nog verbeterd kan worden. Het is ook niet een sluitend lijstje, misschien heb je nog andere acties. Laat het ons weten!
Veel succes!