Wat is capaciteitsmanagement?
Capaciteitsmanagement is actief sturen om vraag en aanbod op elkaar af te stemmen. Vaak wordt dit enkel eenzijdig bekeken aan de aanbodzijde: beschikken we over voldoende uren om de roosters te vullen en het werk gedaan te krijgen. De vraagzijde sturen is vaak echter minstens zo belangrijk! Soms is het beter om te zeggen “nu niet, later kan wel…” of zelfs “neen, dat doen we niet”.
Capaciteitsmanagement vertaalt de doelen en verwachtingen van de organisatie en verbindt deze met “werkbaar werk”. Het betekent zorgen dat de juiste resources op het juiste moment, met de juiste kwalificaties beschikbaar zijn om de gevraagde hoeveelheid activiteiten te verrichten.
Doelmatigheid en capaciteitsmanagement
Zonder doelmatigheid loopt capaciteitsmanagement verloren. Eenvoudig gezegd is doelmatigheid het verzekeren dat de ingezette middelen efficiënt en effectief benut worden. of het nu uitgedrukt wordt in efficiëntie of productiviteit, indien de ingezette middelen met de verkeerde dingen bezig zijn of door “gedoe” en verkeerd ingerichte processen en werkplekken tijd en middelen verliezen, heeft capaciteitsmanagement een evenredige uitdaging om extra middelen in te zetten en dit verlies te compenseren. Doelmatigheid verhogen is dus de eerste stap in capaciteitsmanagement.
Doelmatigheid wordt in de lean-filosofie vertaald in “waarde” vs. “verspilling”.
Integraal capaciteitsmanagement
Integraal capaciteitsmanagement kijkt over de muren van afdelingen heen en stuurt de hele keten: van klant of patiënt tot leverancier of aanvrager.
Maak echter niet de vergissing om capaciteitsmanagement enkel als een technische oefening te zien, het is vooral een cultuurverandering!
Wij hanteren 5 bouwstenen om (Integraal) capaciteitsmanagement te implementeren:
- Zorg voor een realistisch plan: “it takes time”
- Definieer een visie
- Ontwikkel een overlegstructuur
- Maak heldere afspraken over taken en bevoegdheden, inclusief escalatiemogelijkheden
- Gebruik concrete stuurinformatie
Implementeren van capaciteitsmanagement is een proces, geen plug-and-play: om alle stakeholders mee te nemen in het verandertraject moet de nodige tijd uitgetrokken worden. Het is een leerproces, met vallen en opstaan. Houd echter de langetermijnvisie vast en zie hoe het week na week, maand na maand verbetert… De resultaten zijn dan indrukwekkend! Vergeet niet dit succes te vieren!